Zeitmanagement - Die Rückkehr zum Selbst-Eigentum

Du hast das Gefühl, nur noch von Außen diktiert zu bekommen, was Du wann zu tun hast? Deine Tage sind immer viel zu kurz? Hier erfährst Du, wie Du endlich die Kontrolle über Deine Zeit zurück gewinnst und Zeit managen kannst.

Hilfe - die Tage sind zu kurz!

Was wir heutzutage innerhalb eines Tages zu erledigen haben, dauerte noch vor wenigen Jahren meist einige Wochen. Allein die neuen Verpflichtungen, die das Smartphone mit sich gebracht hat, reichen aus, um viele Menschen zu überfordern. Aber auch anspruchsvolle Chefs und Kunden können einem durchaus im Nacken sitzen.

Wenn man nicht aufpasst und sich mental verzettelt, kann es vorkommen, dass das Abschalten abends oder nach Feierabend unmöglich wird. Der Schädel brummt, die Gedanken kreisen, ohne sich jedoch konkret mit lösungsorientierten Inhalten zu befassen. Ständig verfolgt einen das Gefühl, etwas Dringendes vergessen zu haben. Sicher kennst Du das auch.

Wenn Du spürst, dass Du die Kontrolle über Deine Zeit verlierst, ist es hilfreich, sich genau zu überlegen, was aus welchem Grund für Dich wichtig ist. Nicht für Andere, sondern für Dich. Denn was Deine Kunden oder Dein Chef von Dir wollen, beschäftigt Dich ununterbrochen. Auch was Freunde, Verwandte oder die Kinder von Dir erwarten, weißt Du bestimmt ganz genau. Und Du? Was willst Du? Was ist Dir wichtig?

I. Setze Deine Prioritäten!

Das klingt simpel, ist aber Voraussetzung dafür, überhaupt erst mit To Do-Listen beginnen zu können. Vor allen anderen Entscheidungen steht als Erstes die Überlegung an, was Dir persönlich am Wichtigsten ist. Willst Du Deinen Chef glücklich machen? Brauchst Du wirklich jeden Menschen als potentiellen Kunden? Auch die Nörgler und Besserwisser? Oder kannst Du für Dich auf bestimmte Projekte verzichten und gewinnst dadurch Zeit für Dich selbst?

Vielleicht kannst Du schon für eine ausgeglichenere Work-Life-Balance sorgen, indem Du einfach nicht darauf hoffst, dass Dein Chef merkt, wie hervorragend Du gearbeitet hast? Einfach mehr für Dich arbeiten, versuchen Deine eigenen Ziele zu erreichen! Ähnliches gilt auch für private Beziehungen. Hier ist es ebenso wichtig, es nicht immer allen Recht machen zu wollen. Ist eine Verabredung wirklich nötig für Dich oder triffst Du Dich mit Freunden und Familie, weil die anderen es wollen?

II. Organisiere Dich! Welche Ziele verfolgst Du aus welchen Gründen?

Wenn Du einmal erkannt hast, dass Du Dein eigener Herr bist, weil Du für Dich herausgefunden hast, was Dir persönlich wichtig ist, geht es an die Organisation. Hier gibt es verschiedene professionelle Methoden. Die bekannteste ist wohl die GTD (“Getting Things Done“)-Methode des US-amerikanischen Lebenshilfe-Coaches David Allen. Sie basiert auf der Erkenntnis, dass Zeitmanagement essentiell dafür ist, Arbeit als produktiv und nicht als belastend zu empfinden. Das Hauptproblem gestresster und überlasteter Menschen ist es, keine Kontrolle mehr über das eigene Leben und den Tagesablauf zu haben. Häufigste Ursache hierfür sind ständige Störungen der Konzentration. Fehlende Pausen nach abgearbeiteten Tasks gehören ebenfalls zu den Dingen, die Kontrollverlust erzeugen. Ohne Erholungspause hast Du niemals das Gefühl, an das Ende eines Problems zu gelangen.

Deswegen empfiehlt Allen 5 Schritte für einen produktiven Workflow:

Sammeln: Hier versuchst Du zu sammeln, was an Äußerlichkeiten auf Dich einströmt.
Verarbeiten: Entscheide, ob Du etwas und falls ja, was Du mit den gesammelten Tasks anfangen willst. Muss das wirklich alles sein? Kann da was weg? Was willst Du? Erledige Dinge, die dringend sind, möglichst zügig, so dass Du nicht weiter an sie denken musst. Das macht den Kopf gleich viel klarer!
Finde heraus, in welcher Reihenfolge Aufgaben erledigt werden müssen. Ist wirklich alles gleichermaßen wichtig? Kann da nicht etwas warten? Unterscheide nach Kategorien. Was sind für Dich persönlich wichtige Termine? Welche Aufgabe erledigst Du nur, damit Andere sich wohlfühlen? Ist das wichtig für Dich oder nicht? Bis wann musst Du Projekte abgeliefert oder Verpflichtungen erfüllt haben?
Steht Deine To-Do-Liste? Kann sie weiter entrümpelt werden oder hast Du etwas vergessen?
Nun geht es daran, den Plan in die Tat umzusetzen. Berücksichtige dabei immer, ob Dein Level an Energie ausreicht, ob der Kontext, Deine Umgebung, die Maßnahme zulässt und ob diese Aufgabe wirklich ansteht oder zuerst etwas Wichtigeres zu erledigen ist.

III. Routinen entwickeln - Zeitfresser vermeiden durch trainierte Abläufe

Gibt es Aufgaben, die immer wieder anfallen? Bestimmt erledigst du viele Deiner Tasks nicht zum ersten Mal. Viele halten Routinen ja für langweilig. Dabei bergen sie die Chance, immens zu Deiner Strategie gegen lästige Zeitfresser beizutragen. Denn wenn Du erst einmal Routine gewonnen hast, kannst du sie nicht nur technisch, sondern auch zeitlich optimieren. Ein Beispiel hierfür ist der AYLA-Trick. Dieser steht für “Arrange Your LAundry” und bedeutet bildlich gesprochen, dass Du Deine Tasks mental an einer Wäscheleine aufhängst.

Erledigungen, die zusammen bewältigt werden können, hängen an der Wäscheleine nebeneinander. Die Reihenfolge, in der Du die Wäsche in die Schubladen sortierst, entscheidet darüber, welche Wäsche nach dem Trocknen zuerst wieder im Wäschekorb landet. Was Du zuletzt tun willst, kommt also zuerst in den Wäschekorb. Dein wichtigster Task kommt erst zum Schluss wieder in den Wäschekorb und liegt nun obenauf. Die AYLA-Methode funktioniert dann wie ein Wegweiser. Du brauchst nur noch den zuvor sortierten Wäschestücken zu folgen. So können auch ständige Unterbrechungen bewältigt werden, ohne dass sie jedes Mal zum Abwürgen Deines Workflows führen.

IV. Mach mal Pause!

Pausen sind unerlässlich, um bemerken zu können, dass man etwas geschafft hat. Denn selbst in Momenten, in denen es so wirkt, als wäre wieder einmal alles liegen geblieben, stellt sich in der Pause das Gefühl ein: Hab ich ja doch geschafft! Vielleicht gehst Du in der Pause kurz an die frische Luft oder gönnst Dir eine Mini-Meditation mithilfe von Yoga Nidra? 5 Minuten einfach mal abschalten und Achtsamkeit trainieren.

Stress ist nicht gleich Druck

Stress muss nicht immer belastend sein. Druck entsteht durch Kontrollverlust. Diesen durch effizientes Zeitmanagement gar nicht erst aufkommen zu lassen, ist das Geheimnis von erfolgreichen Projekten. Sei Dein eigener Herr und lasse Dich nicht von äußeren Erwartungen unter Druck setzen. Zeitmanagement ist Selbstmanagement. Entscheide selbst, was Du willst, warum Du es willst und wie Du am besten Deine Ziele erreichst.